Pragmatische en resultaatgerichte aanpak van Curasoft resulteert in razendsnelle implementatie

Sanquin is een not-for-profitorganisatie die de bloedvoorziening in Nederland verzorgt. De organisatie is uniek, want zij is als enige organisatie wettelijk aangewezen om bloed in te zamelen voor patiëntenzorg. De organisatie is onmisbaar in de zorgketen. Dankzij de bloeddonoren en betrokken specialisten worden er jaarlijks 80 duizend patiënten geholpen. De kwaliteit van diensten en producten moet dan ook gegarandeerd zijn en voldoen aan de hoogste eisen. Het veilig registeren van patiëntgegevens en de bijbehorende medische behoeften is daar onderdeel van. Om deze reden ging Sanquin op zoek naar een elektronisch patiëntendossier dat naadloos aansloot bij hun  bijzondere product en zowel flexibel als betaalbaar was. Frans Jurjaanz, projectleider bij Sanquin ICT, vond die oplossing in Curasoft EPD.

Een EPD dat past bij unieke behoefte en werkwijze

“Ons medische team bestaat uit 25 transfusieartsen en circa 50 medewerkers die bloed afnemen via het Bijzonder Afname Team (BAT). Zodra een ziekenhuis aan de bel trekt, gaan wij op zoek naar de juiste donor. Dat luistert nauw, want elke patiënt heeft bijzondere behoeftes. We hebben te maken met een flinke tijdsdruk. Het bloed moet zo snel mogelijk naar het ziekenhuis. En de bloedtransfusies resulteren soms in complicaties. Juist dan is het essentieel dat we exact weten welk product de patiënt heeft ontvangen. Zowel de transfusieartsen als het BAT-team zijn betrokken bij het opstellen en de overdracht van de patiëntendossiers. Dit proces wilden we graag stroomlijnen in een EPD, maar wel op onze eigen voorwaarden. We hebben ons vorig jaar breed georiënteerd en toen bleek dat grote EPD-systemen te duur en te groot zijn. Curasoft bood ons een betaalbare, bestaande SaaS-oplossing die voldoet aan alle certificeringen en security-eisen. De flexibele bouwstenen maken het mogelijk om een EPD in te richten dat volledig aansluit bij onze behoefte en werkwijze. Alle zorgpaden en specialisaties die ziekenhuizen en andere zorginstellingen gebruiken, zijn aanwezig. Dat gaf ons het vertrouwen om met Curasoft in zee te gaan.”

Soepele implementatie en snelle oplevering

Jurjaanz heeft veel ervaring met ICT-implementaties en hij was daarom ook zeer verrast dat deze overstap zo snel en soepel verliep. “Doorgaans is de integratie van een nieuw systeem een moeizaam proces, maar met Curasoft verliep de implementatie vlekkeloos. In het voorjaar van 2021 kozen we voor Curasoft EPD, maar we wilden de registratie wel hetzelfde jaar starten. We hadden dus nogal haast en vreesden dat Curasoft onze zeer strakke deadline niet zou halen. Maar het bleek prima te kunnen. Tussen september en december is systeem ingericht en getest door een groepje van zeven transfusieartsen en zeven leden van het BAT-team. Het traject was volgens een van de artsen zelfs ‘een plezier om te doen’. Dat geeft wel aan hoe goed de implementatie verliep. Toen het systeem stond, hadden we nog maar twee dagen om het gehele team voor te lichten en te trainen met toets-casussen.  Een grote uitdaging, maar op 8 december gingen we live. Wat mij betrof konden de vlaggen uit.”

Werkmethode als blauwdruk voor EPD

Dat de implementatie probleemloos verliep en binnen de strakke deadline werd voltooid, komt volgens Jurjaanz door de pragmatische en resultaatgerichte aanpak van Curasoft. “Sanquin heeft een buitengewone manier van werken en het EPD-systeem moet hierin ondersteunend zijn. Er zijn vijf soorten behandelingen die we gedefinieerd hebben in het EPD. Een daarvan is het proces van bloeddonatie aan kinderen die een bepaalde ziekte hebben, en alleen bloed kunnen ontvangen van hun directe familieleden omdat dit de minste risico’s met zich meebrengt. Een ander proces is bijhouden van de behoeftes van patiënten die bepaalde stoffen nodig hebben. Wij registreren in het EPD wat en wanneer is toegediend. Deze informatie is wel terug te leiden naar de ontvanger, maar om privacyredenen niet naar de donor. En zo zijn er nog drie unieke, lastige processen. Het team van Curasoft heeft allereerst heel goed geluisterd naar wat we nodig hebben. Daarvoor namen ze echt de tijd. Vervolgens hebben ze onze werkmethode doelmatig gebruikt als blauwdruk voor het EPD, en hun bouwstenen zo ingezet dat deze processen nu uitstekend in het EPD zijn ingericht. Dit maakt de dossieroverdracht eenvoudiger en minder tijdsintensief, en geeft ons goed inzicht in de dossiers.”

Twee veiligheidsstandaarden, één oplossing

Een nieuw EPD opzetten is één ding, maar voldoen aan alle bijbehorende wet- en regelgeving is een ander verhaal. Jurjaanz legt uit: “We zijn niet alleen een zorgorganisatie, maar omdat we een product leveren, namelijk bloed en plasma, worden we door de wet ook gezien als farmaceutisch bedrijf. Als het gaat om wet- en regelgeving moeten we dus voldoen aan de veiligheidsstandaarden van twee sectoren. Dat is niet mis. Bij Sanquin ligt de lat voor kwaliteitseisen en veiligheidsnormen erg hoog en dat houdt in dat de partijen waarmee we werken dezelfde hoge standaarden moeten hebben. Daarom hebben onze  kwaliteitsspecialisten Curasoft EPD van alle kanten bekeken en  getoetst. Daaruit bleek dat Curasoft EPD aan de (ISO)certificeringen en kwaliteitseisen voldoet. Daar waren we natuurlijk zeer tevreden over. Ook zien we dat Curasoft veel aandacht heeft voor ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving, en nieuwe eisen vaak als een van de eersten in het EPD integreert.”

De toekomst bestaat uit nieuwe koppelingen

De rol van Curasoft EPD zal in de toekomst worden uitgebreid. Jurjaanz wil graag dat de apparatuur waarmee het BAT werkt aan het EPD wordt gekoppeld. “Het BAT houdt bij hoeveel bloed er per donor wordt opgehaald en wat de specificaties zijn. Dat zijn flinke lijsten, die nu in een EPD worden overgetypt. Daarnaast worden patiëntgegevens overgetypt in systemen voor het vinden van de juiste donor. Het zou veel beter zijn als dit automatisch uitgewisseld wordt met het Curasoft EPD. Daarmee vermijd je de kans op typfouten en het levert natuurlijk een flinke tijdswinst op. Dit jaar gaan we met de leveranciers om tafel om te bespreken hoe we de koppelingen kunnen realiseren. Dat doen we natuurlijk met het team van Curasoft. Onze samenwerking zal zich daardoor nog meer verdiepen, en daar kijk ik met plezier naar uit.”