Verwerken van DBC-declaraties en -facturen

Download als PDF

Voor DBC-declaraties en –facturen is het mogelijk om:

  • De gemaakte declaraties en facturen in te zien.
  • De gehele declaratie als afgekeurd te markeren, zodat de DBC opnieuw gedeclareerd kan worden.
  • De gehele declaratie als “te crediteren” te markeren, zodat de DBC als creditdeclaratie aangeleverd kan worden, om vervolgens opnieuw gedeclareerd te worden.
  • Een aangemaakte papieren factuur opnieuw te genereren, bijvoorbeeld om een ander factuurtemplate te gebruiken.

 

Ingediende declaraties en facturen bekijken

Voor DBC’s geldt dat u de declaraties via VECOZO en de papieren facturen op dezelfde plek terug ziet. Dit is het scherm Declareren, tabblad Ingediende declaraties.

 

 

  1. Ga naar “Financieel” > “Declareren” en open het tabblad Ingediende declaraties.
  2. Selecteer de EI-standaard (b.v. ZH308 of GZ311) bovenaan het scherm.
  3. Selecteer de periode. In dit geval vormt de periode het selectiecriterium voor de factuurdatum, niet voor de startdatum of einddatum van de DBC’s.
  4. Klik op “Laden”.

Er wordt een lijst geladen met de DBC-declaraties en facturen in de gevraagde periode. In de kolom Verwerkingsmethode ziet u of het gaat om een elektronische declaratie via VECOZO of een papieren factuur.

 

 

Declaratie/Facturatie afkeuren

Om een DBC opnieuw te kunnen declareren of factureren, dient u de laatste declaratie/factuur af te keuren. Nadat deze is afgekeurd, kunt u de DBC opnieuw verwerken.

1. Open het scherm Ingediende declaraties en laadt de DBC-declaratie(s) die u wilt verwerken.

2. Vink de declaratie aan.

3. Voor een declaratie met meerdere DBC’s, vink de specifieke subtrajecten aan die u wilt afkeuren.

4. Klik op de “Retourinformatie verwerken”.

5. De volgende vraag wordt gesteld, als voorbeeld voor subtrajecten 25904 en 39946 in factuurnummer 11300425:

 

 

6. Kies voor Ja om verder te gaan.

7. De volgende vraag wordt gesteld:

 

 

8. Kies voor “Ja” als u de elektronische declaratie wilt crediteren via VECOZO, of van de papieren factuur een creditfactuur wilt printen en versturen. De DBC zal dan de eerstvolgende keer dat deze wordt verwerkt, als creditfactuur/-declaratie worden behandeld. Kiest u voor “Nee”, dan wordt automatisch een administratieve creditfactuur aangemaakt t.b.v. de financiële administratie. De DBC wordt de eerstvolgende keer verwerkt zoals iedere nieuwe declaratie of facturatie. Vervolgens kunt u de declaratie verder verwerken.

 

Creditfactuur maken

DBC-declaraties die gemarkeerd zijn als “Crediteren bij eerstvolgende declaratie/facturatie” verschijnen opnieuw onder Klaar voor facturatie.

  1. Factureer de DBC opnieuw. Deze factuur wordt als creditfactuur aangemaakt, en krijgt een eigen factuurnummer.
  2. Doorloop de stappen om de retourinformatie te verwerken. Er wordt gevraagd of u de creditering wilt goedkeuren. Hiermee geeft u aan dat de creditering is geslaagd, en dat de DBC opnieuw als debet gefactureerd kan worden.
  3. U kunt de DBC nu opnieuw factureren, zoals uitgelegd onder DBC opnieuw factureren.

 

Creditdeclaraties uitvoeren

DBC-declaraties die gemarkeerd worden als “Crediteren bij eerstvolgende declaratie/facturatie” verschijnen opnieuw onder Klaar voor declaratie.

  1. Declareer de DBC opnieuw. Deze declaratie wordt als creditdeclaratie doorgevoerd.
  2. Wacht op de goedkeuring van de creditdeclaratie door de verzekeraar.
  3. Doorloop de stappen om de retourinformatie te verwerken. Er wordt gevraagd of u de creditering wilt goedkeuren. Hiermee geeft u aan dat de creditering is geslaagd, en dat de DBC opnieuw als debet gedeclareerd kan worden.
  4. U kunt de DBC nu opnieuw declareren, zoals uitgelegd onder Declaraties opnieuw indienen.

 

Factuurdocument opnieuw genereren

Als u een papieren factuur heeft aangemaakt voor een DBC, kunt u het factuurdocument (PDF) opnieuw genereren op basis van een gekozen template. U gebruikt deze functie als de factuurgegevens inhoudelijk correct zijn of de template is gewijzigd.

  1. Ga naar “Financieel” > “Declareren”, tabblad Ingediende declaraties en laadt de facturen waar het om gaat, zoals hierboven beschreven.
  2. Vink de gewenste factuur aan. Let op dat dit een regel moet zijn met de waarde Factuurdocument in de kolom Verwerkingsmethode.
  3. Klik op “Factuurdocument opnieuw genereren”. Er verschijnt een dropdown om de template te selecteren.
  4. Selecteer de gewenste template.

 

 

Het document wordt opnieuw gegenereerd. De reeds aangemaakte factuurgegevens (factuurnummer, bedrag, debiteur, etc.) worden niet aangepast. Het nieuwe document kunt u openen via “Financieel” > “Facturen”.


Terug